Regulamento Interno do Gabinete de Comunicação Institucional e Imprensa

Recolher, seleccionar e divulgar as informações relevantes da actividade e funções do Ministério a partir da documentação técnica produzida pelas diferentes áreas, da documentação de interesse para o Ministério, das publicações de interesse geral e da legislação publicada, no interesse do Ministério e do público em geral;

Seleccionar e dar tratamento adequado às notícias e informações veiculadas através de meios de comunicação social, relacionadas com a actividade do Ministério;

Elaborar e manter actualizado, em articulação com as demais áreas do Ministério, o Manual de Identidade Institucional, enquanto instrumento definidor da imagem interna e externa do Ministério;

Implementar um sistema de auditoria de imagem que permita a tomada das medidas necessárias com vista a salvaguarda da imagem do Ministério junto da opinião pública;

Analisar as reclamações dos utentes do Ministério, cuja gravidade e dimensão possam ter reflexos na imagem da instituição;

Relacionar-se com os órgãos de comunicação social prestando-lhes informações oficiais sobre as diversas actividades do Ministério;

Apoiar todas as acções de comunicação de todos os órgãos superentendidos do MINFIN que não tenham na sua estrutura ou em funcionamento um Gabinete de Comunicação Institucional;

Apreciar os planos de comunicação de todos os órgãos superentendidos do MINFIN, trabalhando de modo coordenado na sua implementação;

Apreciar os relatórios de actividade de comunicação de todos os órgãos superintendidos, que lhe devem ser submetidos de forma regular;

Acompanhar e assessorar as actividades do Ministro das Finanças que devam ter cobertura dos meios de comunicação social;

Estabelecer e coordenar os contactos do Ministro das Finanças, Secretários de Estado e outros responsáveis do Ministério com os meios de comunicação social;

Adquirir, recolher, classificar, catalogar, arquivar e conservar a documentação técnica produzida pelas diferentes áreas do Ministério das Finanças e toda a documentação e publicações de interesse para o Ministério e de interesse geral e assegurar o acesso à mesma às áreas do Ministério e ao público em geral;

Compilar e manter actualizado o arquivo de toda a legislação publicada:

Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Direcção;

Conselho de Direcção;

Secção Administrativa;

Os Serviços Executivos:

Departamento de Comunicação Institucional e Imprensa;

Departamento de Documentação e Informação.

Representar o Gabinete em todos os actos;

Organizar e dirigir os serviços do Gabinete, bem como elaborar e executar o seu plano de trabalho;

Dirigir as reuniões de trabalho e de auscultação do Gabinete;

Assegurar a manutenção de relações de trabalho com os restantes órgãos do Ministério e relações de colaboração com os órgãos de comunicação social;

Exercer, ao seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do Gabinete nos termos da legislação vigente;

Propor ao Ministro das Finanças a nomeação e exoneração dos chefes de Departamento;

Assegurar a execução das leis e outros diplomas legais a nível do Gabinete;

Emitir ordens de serviço, instrutivos e circulares no domínio das atribuições do Gabinete;

Propor assuntos para a discussão no Conselho Técnico e Directivo do Ministério das Finanças;

Garantir uma melhor e adequada utilização de recursos humanos, materiais e financeiros, atribuídos ao Gabinete;

Convocar e presidir o Conselho de Direcção;

Garantir que todos os funcionários sujeitos, nos termos da legislação vigente, sejam avaliados;

Desempenhar as demais tarefas que lhe sejam superiormente atribuídas.

Analisar e dar parecer sobre todos os assuntos de interesse do Gabinete;

Aprovar a proposta do plano de actividades;

Aprovar o relatório de actividades do Gabinete antes de ser remetido à entidade competente;

Apreciar os assuntos a serem submetidos aos Conselhos de Direcção e Consultivo do Ministério;

Apreciar e dar subsídios sobre assuntos relevantes relativos ao âmbito de actividades do Gabinete de Comunicação Institucional e Imprensa:

Discutir e propor as alterações necessárias ao bom funcionamento do Gabinete.

Assegurar a recepção, distribuição, preparação, expedição, arquivo da correspondência e documentação do Gabinete;

Organizar e assegurar o bom funcionamento do arquivo do Gabinete;

Assegurar a provisão dos bens, serviços e equipamentos indispensáveis ao normal funcionamento do Gabinete;

Organizar e preparar a documentação referente aos assuntos a submeter a despacho;

Inventariar os bens patrimoniais afectos ao Gabinete e ter o ficheiro actualizado sobre esses bens;

Propor medidas de melhoria da gestão do património afecto ao Gabinete;

Garantir o atendimento ao público dirigido ao Gabinete:

Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.

Organizar, coordenar, controlar e orientar a execução das funções acometidos à Secção Administrativa;

Transmitir as orientações ao pessoal do serviço e zelar pela sua execução;

Representar e responder pelas actividades do serviço;

Elaborar planos de tarefas de acordo com a prioridade das mesmas e aplicar normas para a sua execução;

Proceder à avaliação do desempenho anual do pessoal da secção nos termos das normas aplicáveis;

Assegurar o estabelecimento dos contactos entre as entidades externas com o Director, os Chefes de Departamento e os demais funcionários;

Assegurar que as reuniões e os encontros de trabalho do Gabinete sejam secretariados, elaborando para o efeito as respectivas actas e relatórios:

Exercer, a seu nível, o poder disciplinar sobre o pessoal do serviço, nos termos da legislação vigente;

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelos chefes de departamento.

Actualizar diária e permanente o portal;

Produzir, seleccionar, recolher e compilar informação sobre matérias de interesse público para actualização das distintas plataformas comunicacionais em uso na instituição;

Dotar o Gabinete do Ministro das Finanças, dos Secretários de Estado e demais responsáveis, de informação actualizada sobre factos e acontecimentos de interesse da instituição;

Recolher, seleccionar, compilar e reproduzir informações sobre outros órgãos da Administração Central do Estado, do sector empresarial público e privado, das associações profissionais e da sociedade civil, que sejam de interesse do Ministério das Finanças;

Seleccionar e dar tratamento adequado às notícias e informações veiculadas através de meios de comunicação social, relacionadas com a actividade do Ministério das Finanças;

Elaborar e manter actualizado, em articulação com as demais áreas do Ministério, o manual de identidade institucional, enquanto instrumento definidor da imagem interna e externa do Ministério;

Relacionar-se com os órgãos de comunicação social, prestando-lhes informações autorizadas sobre as actividades do Ministério:

Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas superiormente.

Adquirir, recolher, classificar, catalogar, arquivar e conservar a documentação técnica produzida pelas diferentes áreas do Ministério e toda a documentação e publicações de interesse para o Ministério e de interesse geral e assegurar o acesso à mesma às áreas do Ministério e ao público em geral;

Contribuir para o desenvolvimento do conhecimento técnico, científico e cultural;

Desenvolver, conservar e difundir o acervo, de acordo com as normas, recomendações protocolos e vigentes;

Tratar, tecnicamente, toda a documentação existente no Centro de Documentação e Informação de acordo com as exigências da ciência documental;

Assegurar a adequada gestão da biblioteca destinada aos funcionários do Ministério;

Colocar à disposição dos funcionários do Ministério a documentação técnico-científica necessária ao apoio na execução das actividades estatutárias e a elevação do seu nível técnicoprofissional;

Manter um eficiente sistema de aquisição de publicações através de consultas semestrais às diferentes áreas do Ministério;

Produzir e divulgar periodicamente sinopses sobre as principais efemérides registadas em cada mês:

Executar as demais tarefas que são periodicamente atribuídas.

Organizar, chefiar, coordenar e controlar as actividades do departamento de que são responsáveis;

Transmitir as orientações ao pessoal do departamento e zelar pela sua execução;

Representar e responder pelas actividades do departamento;

Participar na elaboração dos planos de actividades do Gabinete e controlar a execução das tarefas afectas ao departamento;

Propor o recrutamento do pessoal necessário ao provimento dos lugares vagos no departamento;

Emitir parecer sobre a nomeação e promoção do pessoal do departamento;

Apresentar sugestões de aperfeiçoamento organizativo e funcional do departamento;

Exercer, a seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do departamento, nos termos da legislação vigente;

Estabelecer e desenvolver, no exercício das suas funções, uma estreita colaboração com os demais chefes de departamento do Gabinete;

Zelar pelo uso racional e conservação do património estritamente afecto ao departamento;

Elaborar e propor procedimentos relacionados com a actividade do departamento;

Assegurar a aplicação prática da política aprovada sobre a formação contínua dos quadros e acompanhar o desenvolvimento da capacidade técnica e cultural dos funcionários e agentes administrativos afectos ao departamento; com as orientações superiores;

Exercer as demais competências que lhe são atribuídas pelo Director Nacional.