Regulamento Interno do Gabinete de Comunicação Institucional

Elaborar o Plano de Comunicação Institucional em consonância com as directivas estratégicas emanadas pelo Sector da Comunicação Social;

Apresentar planos de gestão de crise, bem como propor acções de comunicação que se manifestem oportunas;

Elaborar os discursos, os comunicados e todo o tipo de mensagens a serem emanadas pelo Ministro e Secretários de Estado do Ministério das Finanças;

Divulgar a actividade desenvolvida pelo Ministério das Finanças e responder aos pedidos de informação dos Órgãos de Comunicação Social;

Participar na organização dos eventos institucionais e servir de guia no acompanhamento de visitas à Instituição;

Gerir a documentação e informação técnica e institucional;

Actualizar o portal de internet e de toda a comunicação digital do Ministério;

Produzir conteúdos informativos para a divulgação nos diversos canais de comunicação, podendo para o efeito contratar serviços especializados;

Supervisionar as acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do MINFIN que possuam na sua estrutura um Gabinete de Comunicação Institucional;

Apoiar a concepção e implementação de acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do MINFIN que não tenham na sua estrutura ou em funcionamento, um Gabinete de Comunicação Institucional:

Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Direcção;

Conselho de Direcção;

Secção Administrativa;

Serviços Executivos:

Representar o Gabinete em todos os actos;

Organizar e dirigir os serviços do Gabinete, bem como elaborar e executar o seu plano de trabalho;

Dirigir as reuniões de trabalho e de auscultação do Gabinete;

Assegurar a manutenção de relações de trabalho com os restantes órgãos do Ministério e relações de colaboração com os órgãos de comunicação social;

Exercer, ao seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do Gabinete nos termos da legislação vigente;

Propor ao Ministro das Finanças a nomeação e exoneração dos Chefes de Departamento;

Assegurar a execução das leis e outros diplomas legais a nível do Gabinete;

Emitir ordens de serviço, instrutivos e circulares no domínio das atribuições do Gabinete;

Conceber, em articulação com o Gabinete de Recursos Humanos, políticas de recrutamento e provimento de novos funcionários e agentes administrativos para o quadro de pessoal do Gabinete;

Propor assuntos para a discussão no Conselho Técnico e Directivo do Ministério das Finanças;

Garantir uma melhor e adequada utilização de recursos humanos, materiais e financeiros, atribuídos ao Gabinete;

Convocar e presidir o Conselho de Direcção;

Garantir que todos os funcionários sujeitos, nos termos da legislação vigente, sejam avaliados;

Analisar e dar parecer sobre todos os assuntos de interesse do Gabinete;

Aprovar a proposta do Plano de Actividades;

Aprovar o relatório de actividades do Gabinete antes de ser remetido à entidade competente;

Apreciar os assuntos a serem submetidos aos Conselhos de Direcção e Consultivo do Ministério;

Apreciar e dar subsídios sobre assuntos relevantes relativos ao âmbito de actividades do Gabinete de Comunicação Institucional:

Discutir e propor as alterações necessárias ao bom funcionamento do Gabinete.

Assegurar a recepção, distribuição, preparação, expedição, arquivo da correspondência e documentação do Gabinete;

Organizar e assegurar o bom funcionamento do arquivo do Gabinete;

Assegurar a provisão dos bens, serviços e equipamentos indispensáveis ao normal funcionamento do Gabinete;

Organizar e preparar a documentação referente aos assuntos a submeter a Despacho;

Inventariar os bens patrimoniais afectos ao Gabinete e ter o ficheiro actualizado sobre esses bens;

Propor medidas de melhoria da gestão do património afecto ao Gabinete;

Controlar o livro de ponto do Gabinete, bem como o Plano Anual de férias dos funcionários e elaborar os respectivos mapas de efectividade de serviço;

Proceder à compilação dos relatórios de actividades remetidos pelos Departamentos e submeter à aprovação do Director Nacional;

Garantir o atendimento ao público dirigido ao Gabinete:

Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.

Organizar, coordenar, controlar e orientar a execução das funções acometidas à Secção Administrativa;

Transmitir as orientações ao pessoal do serviço e zelar pela sua execução;

Representar e responder pelas actividades do serviço;

Elaborar planos de tarefas de acordo com a prioridade das mesmas e aplicar normas para a sua execução;

Proceder à Avaliação do Desempenho Anual do pessoal da Secção que dirige, nos termos das normas aplicáveis;

Assegurar o estabelecimento dos contactos entre as entidades externas com o Director, os Chefes de Departamento e os demais funcionários;

Assegurar que as reuniões e os encontros de trabalho do Gabinete, sejam secretariados, elaborando para o efeito as respectivas actas e relatórios:

Exercer, a seu nível, o poder disciplinar sobre o pessoal da Secção, nos termos da legislação vigente.

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pelos Chefes de Departamento.

Desenvolver a política de comunicação do MINFIN, sedimentada nos seus valores, mantendo-a actualizada e garantir o seu estrito cumprimento;

Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério, em matéria de comunicação institucional;

Organizar e gerir os eventos de natureza comunicacional do Ministério, bem como assegurar a sua divulgação e acesso desde que autorizado superiormente;

Administrar e gerir os acessos às plataformas de comunicação e redes sociais do MINFIN;

Propor e desenvolver companhas de publicidade e marketing sobre o Ministério, devidamente articuladas com as orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Comunicação Social;

Produzir, seleccionar, recolher e compilar informação sobre matérias de interesse público para a actualização diária das distintas plataformas comunicacionais em uso na Instituição;

Dotar o Gabinete do Ministro das Finanças, dos Secretários de Estado e demais responsáveis, de informação actualizada sobre factos e acontecimentos de interesse da Instituição;

Recolher, seleccionar, compilar e reproduzir informações sobre outros Órgãos da Administração Central do Estado, do Sector Empresarial Público e Privado, das Associações Profissionais e da Sociedade Civil, que sejam de interesse do Ministério das Finanças;

Seleccionar e dar tratamento adequado às notícias e informações veiculadas através de meios de comunicação social, relacionadas com a actividade do Ministério das Finanças;

Elaborar e manter actualizado, em articulação com as demais áreas do Ministério, o manual de identidade institucional, bem como garantir o seu cumprimento enquanto instrumento regulador da imagem interna e externa do Ministério;

Verificar a autenticidade dos canais de comunicação apresentados como sendo os oficiais do Ministério e responder adequada e atempadamente a toda comunicação dirigida pelo público em geral ao Ministério;

Supervisionar as acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do MINFIN que possuam na sua estrutura um Gabinete de Comunicação Institucional;

Apoiar a concepção e implementação de acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do MINFIN que não tenham na sua estrutura ou em funcionamento, um Gabinete de Comunicação Institucional:

Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas superiormente.

Garantir o desenvolvimento e implementação das políticas, normas, procedimentos inerentes à gestão da documentação, informação e arquivos do Ministério em todos os seus formatos, à luz das mais modernas práticas;

Monitorizar a qualidade, bem como as estatísticas da documentação produzida e veiculada no Ministério de modo a optimizar a sua utilização;

Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério quanto à gestão da documentação, informação e arquivo;

Proceder à recolha e tratamento da documentação técnica produzida pelas diferentes áreas do Ministério e toda a documentação e publicações de interesse para o Ministério e de interesse geral, assegurar o acesso à mesma às áreas do Ministério e ao público em geral, tendo como base a política de gestão da informação e o regulamento de conservação e arquivo em vigor no MINFIN;

Planear e proceder à eliminação de documentos findo o tempo de retenção administrativa obrigatória e assegurar a transferência das séries de conservação permanente para o arquivo histórico;

Contribuir para o desenvolvimento do conhecimento técnico, científico e cultural mediante a aquisição e disponibilização do acesso, ao acervo bibliográfico sobre sua gestão, de acordo com as normas, recomendações, protocolos e vigentes;

Colocar à disposição dos funcionários do Ministério a documentação técnico-científica necessária ao apoio na execução das actividades estatutárias e a elevação do seu nível técnico-profissional;

Cooperar com outros órgãos do ramo da gestão da informação no desenvolvimento de políticas e orientações sobre a aplicação de tecnologia à gestão da informação e arquivo;

Promover e coordenar a implementação de tecnologias de apoio à gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação;

Monitorizar de forma contínua e garantir o melhor funcionamento dos sistemas de gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação; e preservação de todo acervo documental:

Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas superiormente.

Organizar, chefiar, coordenar e controlar as actividades do Departamento de que são responsáveis;

Transmitir as orientações ao pessoal do Departamento e zelar pela sua execução;

Representar e responder pelas actividades do Departamento;

Participar na elaboração dos Planos de Actividades do Gabinete e controlar a execução das tarefas afectas ao Departamento;

Propor o recrutamento do pessoal necessário ao provimento dos lugares vagos no Departamento;

Emitir parecer sobre a nomeação e promoção do pessoal do Departamento;

Apresentar sugestões de aperfeiçoamento organizativo e funcional do Departamento;

Exercer, a seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do Departamento, nos termos da legislação vigente;

Estabelecer e desenvolver, no exercício das suas funções, uma estreita colaboração com os demais Chefes de Departamento do Gabinete;

Zelar pelo uso racional e conservação do património estritamente afecto ao Departamento;

Elaborar e propor procedimentos relacionados com a actividade do Departamento;

Assegurar a aplicação prática da política aprovada sobre a formação contínua dos quadros e acompanhar o desenvolvimento da capacidade técnica e cultural dos funcionários e agentes administrativos afectos ao Departamento;

Propor acções de formação e aperfeiçoamento do pessoal sob sua dependência;

Elaborar e apresentar, periodicamente, o Relatório de Actividades do Departamento, de acordo com as orientações superiores;

Exercer as demais competências que lhe são atribuídas pelo Director Nacional.