Preâmbulo
Considerando a importância da implementação de processos de tratamento e arquivo de documentos que contribuam para o objectivo de eficiência do Sistema de Pagamentos de Angola, sem pôr em causa a segurança do mesmo: Considerando a necessidade de definir novas regras e procedimentos para as instituições financeiras bancárias que permitam utilizar os benefícios das tecnologias de informação e de comunicação, de forma a melhorar os níveis de serviço aos clientes, com segurança e fiabilidade: Nos termos das disposições combinadas do artigo 7.º da Lei n.º 5/05, de 29 de Julho - Lei do Sistema de Pagamentos, e do artigo 51.º da Lei n.º 16/10, de 15 de Julho - Lei do Banco Nacional de Angola, determino:
Artigo 1.º#
Objecto
O presente Aviso tem por objecto estabelecer os termos e condições que as instituições financeiras bancárias devem observar com vista à substituição do arquivo físico dos documentos definidos no n.º 2 do presente artigo, por processo electrónico conforme previsto no artigo 40.º da Lei n.º 5/05, de 29 de Julho - Lei do Sistema de Pagamentos de Angola, e no artigo 150.º da Lei n.º 13/05, de 30 de Setembro - Lei das Instituições Financeiras.
Para efeitos do presente Aviso consideram-se documentos:
1. Os instrumentos de pagamento em papel que tenham sido objecto de normalização aprovada pelo Banco Nacional de Angola.
2. Os formulários normalizados e utilizados pelas instituições financeiras bancárias, no suporte a operações bancárias e de circulação interna das mesmas, nomeadamente, mas não exclusivamente, os talões de depósito de numerário e/ou outros valores e os documentos de ordens de transferência.
Artigo 2.º#
Recolha da Imagem e Destruição de Documentos
Salvaguardado o prazo mínimo de arquivo definido no artigo 5.º, a destruição dos documentos originais deve ser precedida de recolha da respectiva imagem.
A imagem recolhida deve reproduzir integralmente a frente e o verso, quando exista, do documento original e permitir a extracção de cópia fiel e legível do mesmo.
Considera-se que um documento tem verso quando as especificações do documento definem a possibilidade da sua utilização, independentemente do mesmo ter conteúdo em cada utilização concreta.
O processo de recolha e arquivo de imagens deve ter em consideração os princípios e as especificações técnicas definidos na norma ISO 14641-1: 2012 da Organização Internacional para a Normalização (International Organization for Standardization).
Artigo 3.º#
Segurança
O processo de recolha de imagens e destruição de originais previsto no presente Aviso deve ser organizado de modo a garantir a preservação, segurança, autenticidade, durabilidade, inalterabilidade, legibilidade e consulta do respectivo arquivo das imagens.
A destruição dos originais deve ser efectuada de modo a não permitir a sua reconstituição.
Os documentos digitalizados devem conter um identificador-único, bem como a identificação do responsável directo pela recolha.
É obrigatória a criação e manutenção de índices de imagens recolhidas, com indicação da data de recolha, e de identificação dos suportes que lhes correspondem.
As instituições financeiras bancárias ficam obrigadas a manter registos duplicados das imagens recolhidas e dos respectivos índices, depositados em local de acesso reservado e distinto daquele onde se encontram os originais.
Artigo 4.º#
Força Probatória
As cópias obtidas a partir das imagens referidas no n.º 2 do artigo 2.º do presente Aviso têm força probatória dos documentos originais.
Para efeitos do disposto no número anterior as instituições financeiras bancárias devem cumprir os seguintes procedimentos:
Observar as disposições do presente Aviso relativas aos requisitos da destruição dos originais e à segurança dos suportes de recolha de imagem;
Autenticar as cópias através de métodos comprovadamente seguros e com duas assinaturas que obriguem a instituição financeira bancária.
Artigo 5.º#
Prazo de Arquivo
Os originais em papel dos documentos devem ser mantidos em arquivo pelo período mínimo de 180 (cento e oitenta) dias contados a partir da data de:
Compensação, no caso de instrumentos de pagamento compensados;
Depósito, no caso de instrumentos de pagamento depositados e não compensados;
Pagamento, no caso de ordens de transferência: e.
Certificação pelo banco, nos restantes casos.
As imagens digitalizadas dos documentos referidos no n.º 2 do artigo 1.º devem ser arquivadas pelo prazo mínimo de 10 (dez) anos.
Artigo 6.º#
Dúvidas e Omissões
Eventuais dúvidas e omissões serão resolvidas pelo Banco Nacional de Angola.
Artigo 7.º#
Entrada em Vigor
Publique-se. Luanda, aos 2 de Abril de 2013.
O Governador, José de Lima Massano.