Regulamento Interno da Secretaria Geral do Ministério da Energia e Águas

Colaborar com o Gabinete de Estudos, Planeamento e Estatística na elaboração do projecto de orçamento do Ministério da Energia e Águas, de acordo com as orientações metodológicas do Ministério das Finanças;

Elaborar o Relatório de execução orçamental do Ministério da Energia e Águas;

Executar as tarefas contabilísticas, financeiras e patrimoniais;

Propor medidas para melhor gestão do património do Ministério, geri-lo e assegurar a aquisição e manutenção de bens móveis e imóveis necessários ao funcionamento de todas as estruturas do Ministério;

Desempenhar funções de utilidade comum aos diversos órgãos e serviços do Ministério, em especial no domínio das instalações, da documentação, relações públicas, protocolo e economato;

Introduzir um sistema de controlo simultâneo à execução da gestão orçamental, por forma a permitir em qualquer circunstância uma análise dos desvios entre os orçamentos e as realizações;

Proceder à concepção e elaboração de um plano contabilístico ajustado às particularidades do Ministério que se traduza em contributo valioso para a racionalidade e eficiência da gestão ao permitir o registo, o controlo, a avaliação e a análise da actividade dos órgãos do Ministério, sob o ponto de vista da execução orçamental, financeira e patrimonial;

Proceder à definição das contas, dos livros e dos documentos internos e reflectir a posição financeira e resultados das operações ao longo do ano económico, estabelecendo os esquemas de modelos obrigatórios para a elaboração do balanço e da demonstração de resultados previsionais, balancetes de verificação, contas-correntes e conteúdo mínimo do relatório de gestão;

Proceder ao registo contabilístico de todas as operações orçamentais, financeiras e patrimoniais, visando a valorização e ajustamento dos fluxos monetários de entradas e saídas, ao custo das actividades e dos projectos, ao cálculo dos resultados económicos e financeiro da gestão orçamental, à objectivação da evolução do património no passado e acumulação de elementos para o apuramento das contas parciais e gerais do Ministério;

Garantir a gestão protecção e manutenção e conservação dos bens móveis, imóveis, meios rolantes e títulos representativos de crédito, elaborando um serviço de registo contabilístico patrimonial mediante o levantamento de todos aqueles bens referidos, com base no inventário analítico e onde se realcem todos os elementos necessários à sua identificação;

Assegurar a aquisição de bens e equipamentos necessários ao funcionamento de todos os órgãos do Ministério e propor medidas para a melhoria da gestão do património;

Organizar, estruturar e responder todas as tarefas do secretariado, expediente geral e relações públicas, assegurando a informação oficial e a informação geral dentro do Ministério;

Organizar todo o cerimonial relativo a manifestações alusivas a determinados acontecimentos da vida do Ministério;

Promover acções conducentes à resolução dos problemas de alojamento condigno as delegações do Ministério estrangeiras em missão de serviço;

Elaborar o relatório das contas de gestão do Ministério;

Elaborar o relatório de actividades da Secretaria Geral e do Ministério;

Realizar as demais atribuições que sejam atribuídas por lei ou por determinação superior.

Departamento de Gestão do Orçamento e Administração do Património (DGOAP);

Departamento de Relações Públicas e Expediente (DRPE).

Elaborar e executar o orçamento do Ministério de acordo com as orientações metodológicas do Ministério das Finanças;

Elaborar o relatório das contas de gestão do Ministério;

Elaborar o relatório trimestral e anual de actividades do Departamento;

Proceder a uma aplicação criteriosa dos recursos financeiros, através de uma equilibrada repartição e ao ajustamento dos fluxos de tesouraria de forma a obter-se uma estrutura financeira equilibrada;

Proceder à alocação dos recursos financeiros, para a aquisição dos bens e equipamentos necessários ao funcionamento dos órgãos do Ministério, de harmonia com quadro de previsões de despesas e das disponibilidades financeiras;

Elaborar a proposta orçamental consolidada da Unidade Orçamental, nos prazos estabelecidos com base nas propostas preliminares de cada Órgão Dependente do Ministério, em estreita colaboração com o Gabinete de Estudo, Planeamento e Estatística, bem como elaborar as solicitações de crédito adicionais e reforços por contrapartida;

Gerir, distribuir e controlar os créditos orçamentais e os recursos financeiros do Orçamento de Apoio ao Desenvolvimento destinados aos Órgãos Dependentes do Ministério e gerir e controlar os créditos orçamentais e os recursos financeiros do orçamento para as despesas de funcionamento sob supervisão do Gabinete de Estudo, Planeamento e Estatística - GEPE;

Elaborar os relatórios de execução financeira e patrimonial, da Conta Geral do Estado e da Conta de Gerência e submetê-los à apreciação das entidades competentes;

Organizar os processos de compras efectuadas pelo Ministério, tendo em consideração os aspectos decorrentes dos direitos e obrigações resultantes de contratos, ajustes e garantias;

Proceder ao controlo do registo patrimonial, mediante a inventariação dos bens, bem como dos títulos representativos de créditos, com base nos inventários analíticos existentes;

Velar pelo cumprimento zeloso das leis e de mais normas que visem disciplinar a actividade financeira;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Secção de Gestão do Orçamento;

Secção de Administração do Património.

Elaborar a proposta orçamental consolidada da Unidade Orçamental, nos prazos estabelecidos com base nas propostas preliminares de cada Órgão Dependente do Ministério, em estreita colaboração com o Gabinete de Estudo, Planeamento e Estatística;

Elaborar as solicitações de crédito adicionais e reforços por contrapartida, em conformidade com as regas de execução orçamental;

Gerir, distribuir e controlar os créditos orçamentais e os recursos financeiros do Orçamento de Apoio ao Desenvolvimento destinados aos Órgãos Dependentes e Empresas do Ministério, gerir e controlar os créditos orçamentais e os recursos financeiros do orçamento para as despesas e funcionamento sob supervisão do Gabinete de Estudo, Planeamento e Estatística - GEPE;

Elaborar nos prazos estabelecidos a programação financeira anual e trimestral, e remeter à Direcção Nacional do Tesouro (DNT);

Elaborar trimestralmente as necessidades de recursos financeiros consolidados dos Órgãos Dependentes do Ministério;

Operacionalização correcta do Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado - SIGFE, para a obtenção dos seguintes documentos: NRF (Necessidades de Recursos Financeiros), OS (Ordens de Saque), Guias de Recebimento, NCB (Nota de Cabimentação), NACD (Nota de Anulação de Cabimentação de Despesa);

Providenciar a inserção no Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado - SIGFE nos prazos estabelecidos das Necessidades de Recursos Financeiros (NRF) de cada trimestre e remeter ao Ministério das Finanças;

Elaborar trimestralmente o relatório de execução orçamental e financeira da unidade gestora e posterior apresentação à Direcção Nacional de Contabilidade do Ministério das Finanças;

Elaborar e encaminhar à Direcção Nacional de Contabilidade até ao dia 31 de Março do ano seguinte o relatório anual de execução orçamental e financeira e a Conta Geral do Estado;

Elaborar mensalmente o orçamento de caixa previsional (fluxos monetários) para a garantia de disponibilidade permanente de meios financeiros suficientes para fazer face aos pagamentos previstos;

Proceder à escrituração em livros apropriados e aprovados das operações orçamentais, financeiras e patrimoniais realizadas, evidenciando nos registos os montantes dos créditos orçamentais alocados durante o mês, a despesa cabimentada e a despesa realizada, a conta dos respectivos créditos e das dotações disponíveis;

Apurar em cada mês os custos das actividades, dos projectos, das mutações e da compra do património;

Proceder ao apuramento mensal dos registos contabilísticos, com vista à elaboração das contas parciais e gerais, bem como a análise e interpretação dos resultados económicos, financeiros e patrimoniais decorrentes da execução orçamental;

Proceder à liquidação de despesas decorrentes de processos devidamente organizados e autorizados;

Organizar e manter actualizado o arquivo da Secção;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Elaborar os planos das necessidades dos bens de consumo corrente e dos equipamentos indispensáveis ao apetrechamento do Ministério;

Coordenar, desenvolver e assegurar todo o processo de aquisição de bens de consumo corrente, de bens duradouros e de equipamentos necessários nas melhores condições de mercado e de forma compatível com os créditos orçamentais concedidos para o bom funcionamento do Ministério;

Proceder ao controlo qualitativo e quantitativo das encomendas antes de proceder ao seu armazenamento;

Propor medidas para melhor gestão do património do Ministério, velando pela corrente utilização e conservação dos bens patrimoniais afectos ao Ministério, de acordo com as orientações metodológicas do Ministério das Finanças;

Proceder à inventariação física e à actualização do cadastro de todos os bens patrimoniais afectos ao Ministério;

Assegurar a protecção, manutenção, e conservação dos bens móveis, imóveis, meios rolantes, equipamentos constitutivos do património do Ministério;

Proceder à organização da contabilidade patrimonial, de forma a permitir as mutações e a composição;

Prestar a informação relacionada com aquisição de bens e serviços do Ministério à Secção de Gestão do Orçamento;

Administrar os inventários dos bens tangíveis e intangíveis do Ministério;

Organizar, inventariar e manter actualizado o cadastro do património do Ministério;

Assegurar a gestão de aprovisionamento de material;

Proceder à organização de um serviço de controlo patrimonial de forma a permitir uma informação actualizada da mutação e composição do património;

Organizar e manter actualizado o arquivo da Secção;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Apoiar as actividades funcionais, tais como reuniões, entrevistas, recepções e comunicações especiais, alusivas a datas significativas e demais actos de protocolo;

Garantir o serviço de expediente geral e correspondência;

Efectuar o registo de entrada dos documentos e a sua distribuição aos órgãos do Ministério;

Assegurar os serviços de relações públicas e protocolo;

Elaborar o relatório trimestral e anual de actividades do Departamento;

Assegurar uma eficiente gestão de aprovisionamento de material;

Superintender os serviços dos transportes;

Assegurar a limpeza e higiene das instalações do Ministério;

Assegurar a protecção, manutenção e conservação das instalações;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Secção de Relações Públicas;

Secção de Expediente.

Providenciar a organização e aquisição dos processos de emissão e revalidação dos passaportes do pessoal nacional e estrangeiro ao serviço do Ministério;

Obter os vistos de entrada, permanência e saída das delegações nacionais e estrangeiras ao serviço do Ministério;

Assegurar as formalidades administrativas necessárias às deslocações em serviço do Ministro, Secretários de Estados e outras entidades do Ministério;

Providenciar e garantir as reservas para os agentes administrativos que se desloquem em missão de serviço para o interior ou exterior do País;

Assegurar o serviço protocolar dos actos oficiais promovidos pelo Ministério, proceder ao desembaraço das formalidades de embarque e desembarque das delegações, junto às entidades aduaneiras e de emigração e fronteiras;

Acompanhar e dar assistência às delegações oficiais do Ministério que se deslocam dentro e fora do País em missão de serviço, bem como às delegações estrangeiras convidadas;

Proceder à aquisição de bilhetes de passagem ou PTA’s para as delegações nacionais ou estrangeiras que se deslocam para dentro e fora do País em serviço;

Promover junto do Departamento de Gestão do Orçamento e Administração do Património o pagamento atempado dos subsídios devidos por lei às delegações em serviço dentro e fora do País;

Providenciar alojamento às delegações estrangeiras convidadas pelo Ministério;

Apoiar as delegações estrangeiras, sempre que solicitado ou sempre que necessário, no que se refere à obtenção de visto, marcação de passagens, recepção e alojamento;

Assegurar a deslocação e recepção dos trabalhadores que se desloquem em missão de serviço ao interior ou exterior do País;

Assegurar o serviço protocolar à realização de sessões dos Conselhos Consultivos Restritos e Alargados, bem como de seminários, recepções e outras actividades organizadas e promovidas pelo Ministério;

Elaborar mensalmente o relatório da Secção, contendo o número e o custo dos bilhetes de passagem das viagens efectuadas para dentro e fora do País, tratamento dos dados estatísticos com a obtenção de vistos obtidos (trabalho, ordinários, fronteira e outros);

Organizar o arquivo e o controlo estatístico da Secção;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Proceder à recepção, bem como garantir o serviço de expediente geral de toda a correspondência;

Efectuar o registo de entrada dos documentos e a sua distribuição aos órgãos do Ministério;

Proceder à elaboração de um índice geral da documentação elaborada no Ministério ou utilizada pelos diferentes órgãos do Ministério;

Proceder ao arquivo dos documentos da actividade da Secretaria Geral;

Dactilografar e reproduzir os estudos e demais documentos dos órgãos da Secretaria Geral;

Organizar e assegurar o bom funcionamento do arquivo da Secretaria Geral, enquadrando-o no plano do arquivo geral do Ministério;

Promover o controlo e a execução de todos os assuntos administrativos relacionados com a situação do pessoal da Secretaria Geral;

Elaborar a folha de efectividade;

Elaborar o plano de férias dos funcionários da Secretaria Geral e submetê-los depois de aprovado pelo Secretário Geral ao Gabinete dos Recursos Humanos para consolidação;

Receber e expedir toda a correspondência, procedendo ao respectivo registo e distribuição;

Centralizar os processos e contratos de assistência técnica dos equipamentos;

Assegurar a distribuição de correspondência interna e outros documentos recolhidos com o protocolo, bem como a entrega dos documentos devidamente protocolados;

Auxiliar na construção de políticas de modo a dotar o Ministério de uma área efectiva e eficiente de expediente e de gestão de documentos a fim de tornar a sua circulação mais racional e eficiente;

Assegurar a protecção, manutenção e conservação dos bens móveis, imóveis e rolantes do Ministério;

Assegurar a gestão e acompanhar a execução dos trabalhos de manutenção e segurança das instalações das áreas funcionais do Ministério;

Proceder à legalização e o seguro das instalações e das viaturas pertencentes ao Ministério junto das autoridades competentes;

Assegurar os serviços de transporte e dos motoristas dos órgãos centrais do Ministério;

Propor o plano de necessidades de meios de transporte para os órgãos do Ministério e assegurar a utilização, manutenção, conservação, parqueamento e uso racional dos meios de transporte;

Assegurar o aprovisionamento, distribuição e controlo de combustível e lubrificantes para os meios de transporte;

Informar periodicamente sobre o estado de conservação dos meios de transporte, das ocorrências verificadas, por inadequada utilização e sinistro;

Proceder à legalização dos meios de transporte pertencentes ao Ministério, bem como propor o abate à carga e venda de meios de transporte, de acordo com a legislação vigente;

Trabalhar em estreita colaboração com a Secção de Administração do Património;

Produzir relatórios mensais circunstanciados da Secção e sobre o estado da frota automóvel e das instalações;

Organizar e manter actualizado o arquivo da Secção;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Coordenar, propor e aperfeiçoar o sistema de funcionamento técnico administrativo do Ministério;

Assegurar o tratamento de todos os assuntos de natureza administrativa que digam respeito ao Ministério;

Dirigir e coordenar as actividades dos serviços que integram a Secretaria Geral;

Responder pela actividade da Secretaria Geral perante o Ministro ou quem este delegar;

Submeter à apreciação do Ministro os pareceres, projectos propostas, e outros trabalhos relacionados com as funções da Secretaria Geral;

Propor a nomeação e exoneração dos titulares de cargos de chefia da Secretaria Geral;

Exercer o poder disciplinar em relação aos funcionários que a si se subordinam, nos termos da legislação em vigor;

Propor as modificações orgânicas necessárias ao funcionamento da Secretaria Geral;

Propor a admissão ou a desvinculação de funcionários da Secretaria Geral, contando que os referidos actos sejam devidamente fundamentados;

Apresentar superiormente o relatório da execução do Orçamento Geral do Estado, da Conta de Gerência e da Conta Geral do Estado, bem como do relatório de actividade da Secretaria Geral;

Apresentar superiormente os planos de actividade da Secretaria Geral;

Colaborar com a direcção do Ministério no estabelecimento de políticas e estratégias de gestão do orçamento financeiro e patrimonial, bem como aqueles ligados à documentação, relação pública e expediente do Sector da Energia;

Zelar pela elaboração e acompanhamento dos planos de acção dos departamentos que superintende, analisando-os e controlando a sua execução;

Promover reuniões de trabalho para balancear as actividades e estimular a participação de todos os trabalhadores da Secretaria Geral na gestão da mesma;

Elaborar o plano de necessidades financeiras, humanas, materiais e administrá-lo em conformidade com os actos normativos vigentes;

Submeter a despacho superior todos os assuntos que excedam a sua competência;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Dirigir e coordenar as actividades do Departamento, de acordo com as directrizes, metas e programas estabelecidos, coordenar e controlar as dos órgãos directamente dependentes;

Elaborar trimestral, semestral e anualmente os relatórios de actividades do Departamento;

Propor ao Secretário Geral a nomeação e exoneração dos responsáveis para as unidades orgânicas do Departamento, bem como de transferências internas;

Exercer o poder disciplinar, nos termos da legislação em vigor;

Representar, quando designado, a Secretaria Geral em assuntos da sua área de actuação junto aos demais órgãos internos ou externos do Ministério;

Avaliar continuamente o desempenho do pessoal subordinado, detectando necessidades e providenciando o desenvolvimento profissional em conformidade com as normas vigentes;

Submeter a despacho superior todos os assuntos que excedam a sua competência;

Desempenhar as demais funções que lhe forem superiormente determinadas.

Programar as tarefas das respectivas Secções, de acordo com as orientações superiores;

Elaborar o plano de tarefas a realizar e distribui-las pelo pessoal da Secção, estabelecendo as normas para a sua execução;

Cumprir e fazer cumprir as decisões dos órgãos hierarquicamente superiores;

Velar pela aplicação das normas de funcionamento da Secção;

Assegurar a articulação funcional entre os diferentes serviços da Secretaria Geral;

Propor os planos de actividades da Secção;

Elaborar os relatórios trimestrais, semestrais e anuais das actividades da Secção;

Propor ao Chefe de Departamento as medidas necessárias para assegurar os meios técnicos e materiais indispensáveis à execução da Secção;

Exercer o poder disciplinar, nos termos da legislação em vigor;

Responder hierarquicamente pelas actividades da Secção;

Executar outras actividades que sejam incumbidas superiormente.