Regulamento Interno da Secretaria-Geral da Provedoria de Justiça

Integridade e lealdade;

Transparência e confidencialidade;

Respeito;

Escuta e compreensão;

Expertise e responsabilidade;

Interesse público;

Legalidade;

Responsabilidade;

Competência;

Sigilo;

Celeridade;

Igualdade de tratamento e não discriminação;

Racionalização dos recursos;

Protecção de dados.

Prestação de assistência técnica e administrativa ao Gabinete do Provedor de Justiça e ao Gabinete do Provedor de Justiça-Adjunto, ao Conselho da Provedoria de Justiça, bem como acompanhar a execução das decisões destes;

Estudo, planificação, coordenação e aplicação de medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento, a inovação e a modernização das actividades administrativas e a melhoria da eficiência dos serviços da Provedoria de Justiça;

Elaboração e execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Apresentação, ao Provedor de Justiça, do relatório anual de execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Asseguramento da aquisição e a manutenção dos bens necessários ao funcionamento da Provedoria de Justiça;

Administração do património da Provedoria de Justiça;

Definição, organização e orientação técnica do sistema de documentação técnica e científica;

Desenvolvimento das técnicas de organização do acervo bibliográfico e documental;

Promoção da adopção de medidas tendentes à melhoria das condições da prestação do trabalho, nomeadamente de higiene, de saúde e de segurança;

Coordenação da elaboração dos instrumentos de planificação definidos por lei ou por regulamento interno;

Exercício das demais funções definidas por lei e orientadas superiormente.

Secretário-Geral;

Departamento de Gestão do Orçamento e Património;

Departamento de Expediente, Guiché e Arquivo;

Departamento de Contratação Pública.

Prestar assistência técnica e administrativa ao Gabinete do Provedor de Justiça e ao Gabinete do Provedor de Justiça-Adjunto, ao Conselho da Provedoria de Justiça, bem como acompanhar a execução das decisões destes;

Estudar, planificar, coordenar e aplicar as medidas tendentes a promover, de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento, a inovação e a modernização das actividades administrativas e a melhoria da eficiência dos serviços da Provedoria de Justiça;

Coordenar a elaboração e a execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Apresentar, ao Provedor de Justiça, o relatório anual de execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Assegurar a aquisição e a manutenção dos bens necessários ao funcionamento da Provedoria de Justiça;

Administrar o património da Provedoria de Justiça;

Coordenar a definição, organização e orientação técnica do sistema de documentação técnica e científica;

Adquirir, catalogar e difundir a informação científica e técnica nacional e estrangeira de interesse institucional;

Promover o desenvolvimento de técnicas de organização do acervo e documental;

Validar as Ordens de Saque e demais documentos de execução financeira, dentro dos limites que lhes forem fixados, sendo a autorização de pagamento remetida à consideração do Provedor de Justiça;

Promover a definição e adequação dos procedimentos internos às normas constantes no presente Regulamento Interno;

Exercer as demais funções definidas por lei e orientadas superiormente.

Coordenar a elaboração da proposta orçamental anual e plurianual da Provedoria de Justiça;

Coordenar e monitorizar a execução orçamental e financeira no Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado (SIGFE);

Promover a correcta gestão, controlo, inventariação e conservação do património afecto à Provedoria de Justiça;

Consolidar os relatórios de execução orçamental e financeira, bem como a prestação de contas a submeter aos órgãos de controlo externo;

Coordenar com o Departamento da Contratação Pública o alinhamento entre as necessidades patrimoniais e o Pano Anual de Contratação Pública;

Preparar as condições logísticas, mediante as solicitações validadas pelo Secretário-Geral, para a assistência técnica e administrativa ao Gabinete do Provedor de Justiça e ao Gabinete do Provedor de Justiça-Adjunto, ao Conselho da Provedoria de Justiça, bem como acompanhar a execução das decisões que recaiam sobre o seu escopo de actuação;

Orientar a realização de pesquisas de mercado para as áreas de interesse aquisitivos da Instituição;

Orientar a elaboração de mapas de registo de dados de gestão financeira, contabilísticas, de planificação e patrimonial;

Propor a aquisição de meios que garantam o aperfeiçoamento, a inovação e a modernização das actividades administrativas e a melhoria da eficiência dos serviços da Provedoria de Justiça;

Orientar a elaboração e execução do orçamento, com base nos instrumentos de planeamento, as necessidades dos órgãos e serviços da Provedoria de Justiça e com base na legislação;

Orientar a elaboração e remeter, à consideração superior, o relatório anual de execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Orientar a elaboração e remeter à consideração superior os relatórios periódicos e pontuais exigíveis por lei, bem como os necessários para a gestão interna;

Coordenar a formação do processo de despesas de acordo a legislação e remeter ao Secretário-Geral para a autorização e planificação de pagamento;

Incentivar a elaboração de propostas de aquisição de bens de consumo corrente, móveis e providenciar o armazenamento e distribuição dos mesmos;

Analisar as propostas e emitir parecer sobre a necessidade de aquisição de máquinas e equipamentos diversos necessários para o funcionamento da Provedoria de Justiça, mediante verificação física e técnica, em articulação com os técnicos especialistas em cada matéria;

Coordenar a Inventariação, controlar e zelar pela boa gestão dos bens patrimoniais da Provedoria de Justiça;

Garantir a protecção e conservação dos bens que constituem o património da Provedoria de Justiça, em articulação com os demais órgãos e serviços;

Coordenar as acções com vista a cabimentar despesas, liquidar e emitir as ordens de saque no Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado;

Exercer as demais funções definidas por lei e orientadas superiormente.

Formar o processo de despesas de acordo a legislação em vigor e remeter à aprovação;

Emitir as notas de cabimentação de despesas, liquidar e emitir as ordens de saque no Sistema integrado de Gestão Financeira do Estado (SIGFE);

Elaborar mapas de registo de dados de gestão financeira, contabilísticas e de planificação;

Elaborar os mapas e preenchimento dos modelos de prestação de contas, bem como organizar todos os suportes documentais que fazem parte do relatório e contas a ser remetido ao Tribunal de Contas;

Elaborar e remeter à aprovação os relatórios de execução trimestral para a Direcção Nacional da Contabilidade Pública e o relatório financeiro para compor o relatório trimestral da Secretaria-Geral;

Elaborar as planilhas de orçamentação com vista a consolidar a proposta de orçamento anual e plurianual da Provedoria de Justiça;

Assegurar a execução orçamental, o controlo da despesa e a cabimentação orçamental de todos os compromissos financeiros;

Juntar as necessidades identificadas, facturas suportadas por contrato e/ou propostas concorrenciais, apensando a necessária nota justificativa da despesa para solicitar autorização de pagamento;

Elaborar os mapas de execução orçamental e financeira e prestar contas nos termos da legislação em vigor;

Elaborar e executar o orçamento, com base nos instrumentos de planeamento, as necessidades dos órgãos e serviços da Provedoria de Justiça e com base na legislação;

Elaborar e remeter, à consideração superior, o relatório anual de execução do orçamento da Provedoria de Justiça;

Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou orientadas superiormente.

Elaborar mapa de compras de acordo as necessidades identificadas ou recebidas das diversas áreas;

Realizar pesquisas de mercado em conformidade com ao plano de necessidades, solicitar propostas aos fornecedores e remeter o procedimento formal ao Departamento de Contratação Pública para a respectiva tramitação;

Elaborar mapas de registo de dados de gestão financeira, contabilísticas, de planificação e patrimonial;

Realizar relatórios com vista a fundamentar a necessidade de aquisição de meios que garantam o aperfeiçoamento, a inovação e a modernização das actividades administrativas e a melhoria da eficiência dos serviços da Provedoria de Justiça;

Elaborar e remeter, à consideração superior, os relatórios periódicos e pontuais exigíveis por lei, bem como os necessários para a gestão interna;

Elaborar propostas de aquisição de bens de consumo corrente, móveis e providenciar o armazenamento e distribuição dos mesmos;

Elaborar o inventário, registar no cadastro patrimonial os bens adquiridos pela Provedoria de Justiça, assim como os recebidos a título de doação, bem como controlar e zelar pela boa gestão dos mesmos;

Elaborar propostas com vista à instalação de mecanismos de controlo dos bens móveis e imóveis que constituem o património da Provedoria de Justiça;

Exercer as demais funções definidas por lei e orientadas superiormente.

Prestar apoio ao Gabinete do Provedor de Justiça, Gabinete do Provedor de Justiça-Adjunto, Conselho da Provedoria de Justiça, Secretaria-Geral, Direcção de Queixas e Recomendações, Direcção de Intercâmbio, Monitoramento e Cooperação Internacional, Direcção de Recursos Humanos, Direcção de Comunicação Institucional, Imprensa e Tecnologias de Informação, Direcção de Protocolo e Relações Públicas, no domínio da tramitação administrativa e gestão arquivístico, em articulação com o Departamento de Gestão de Orçamento e Património;

Validar e acompanhar a correspondência de entrada e saída até ao destino;

Supervisionar os trabalhos desenvolvidos pelos colaboradores afectos ao Departamento de Expediente, Guiché e Arquivo;

Elaborar relatórios periodicamente;

Exercer as demais funções definidas por lei e orientadas superiormente.

Receber, conferir, classificar, registar e numerar toda a correspondência oficial proveniente das diversas unidades orgânicas da Provedoria de Justiça;

Assegurar a distribuição interna e a expedição externa da correspondência oficial, garantindo o seu encaminhamento atempado aos respectivos destinatários através dos canais disponíveis (presencial ou electrónico);

Manter actualizado o livro ou sistema electrónico de entrada e de saída da correspondência, assegurando a rastreabilidade e o controlo da tramitação documental;

Garantir a correcta organização, controlo e conservação dos registos de expediente, em conformidade com as normas de gestão documental em vigor;

Zelar pela confidencialidade, integridade e segurança da correspondência e da informação sob sua responsabilidade;

Elaborar relatórios periódicos mensais e sempre que solicitados;

Efectuar contactos com os cidadãos, a fim de proceder ao levantamento dos ofícios de informação, bem como prestar os devidos esclarecimentos adicionais, sempre que necessário;

Exercer as demais funções que lhe sejam superiormente atribuídas no âmbito das suas competências.

Registar, no próprio dia da sua entrada, todo o expediente recebido no Guiché, com indicação da data, do número de registo, do assunto e do destinatário interno;

Proceder à triagem da correspondência e à abertura dos respectivos processos;

Receber, classificar, organizar, conservar e disponibilizar, para a consulta autorizada, os processos e documentos arquivados, bem como assegurar o cumprimento dos prazos de conservação e dos procedimentos de eliminação ou de transferência da documentação, desenvolvendo as técnicas de organização do acervo documental, nos termos da lei;

Assegurar o atendimento ao público através do Guiché, que constitui o ponto único de recepção do expediente externo, quer seja presencial ou electrónico, dirigido à Provedoria de Justiça, sem prejuízo das competências próprias da Direcção de Queixas e Recomendações relativamente à recepção de queixas;

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei ou determinadas superiormente;

Elaborar relatórios mensais sobre os processos abertos, com referência do número do processo, proveniência, data, assunto e entidade visada.

Conduzir todo o processo de formação dos contratos públicos da Provedoria de Justiça, bem como coordenar a função de compra do mesmo;

Interagir com as áreas técnicas na definição das necessidades, da escolha e dos momentos da realização do procedimento, bem como na preparação das respectivas peças;

Propor os membros que integram a Comissão de Avaliação, devendo incluir técnicos provenientes das áreas técnicas;

Apoiar a Comissão de Avaliação na resolução dos conflitos com os candidatos ou concorrentes;

Pronunciar-se sobre os documentos finais da Comissão de Avaliação antes da remessa ao Provedor de Justiça;

Propor a celebração e/ou vinculação aos acordos-quadro;

Carregar anúncios, registar abertura de procedimento e comunicar a adjudicação no Portal da Contratação Pública;

Assegurar a utilização dos instrumentos de contratação pública electrónica;

Actualizar, permanentemente, os conhecimentos referentes à contratação pública, de acordo com as boas práticas nacionais e internacionais;

Implementar, em cada procedimento de contratação pública, acções de fomento à sustentabilidade da contratação pública, nomeadamente a aplicação do regime das contrapartidas, contratação preferencial das micros, pequenas e médias empresas e de bens de produção nacional;

Reportar as informações pertinentes sobre os principais indicadores da contratação pública sectorial;

Elaborar os relatórios de execução financeira e física dos Programas de Investimentos Públicos, seguindo a metodologia definida pelas entidades responsáveis pela gestão e monitoramento da Carteira Nacional de Investimento Público;

Estabelecer contacto permanente com o Serviço Nacional da Contratação Pública e demais órgãos intervenientes no Sistema da Contratação Pública, podendo propor normas da contratação pública e de manuais de procedimentos;

Coordenar o processo de avaliação dos autos de medição da execução das obras inseridas nos Programas de Investimentos Públicos e validar as respectivas facturas, susceptíveis de pagamentos;

Acompanhar e reportar a actividade de contratação pública dos órgãos desconcentrados;

Apoiar os órgãos de decisão da Provedoria de Justiça, na tomada de decisões em caso de impugnação administrativa, nos termos da Lei dos Contratos Públicos;

Articular com a Direcção Nacional do Património do Estado e a Unidade de Contratação Pública de outras Entidades Públicas Contratantes, em caso de celebração de acordos-quadro ou compras agregadas;

Registar e acompanhar as variações dos preços de mercado dos principais bens e serviços que compõem o leque de despesas da Secretaria-Geral, propondo medidas correctivas e de ajustamento dos preços praticados pelas entidades contratadas;

Coordenar a avaliação do desempenho das empresas prestadoras de serviços de limpeza e higiene, segurança das instalações, manutenção, e outros serviços, e emitir o competente relatório de avaliação;

Propor ao Serviço Nacional da Contratação Pública a inclusão de fornecedores na lista de empresas impedidas de contratar com o Estado;

Elaborar a base de dados para a gestão dos contratos, emitir pareceres sobre a sua operacionalização e criar critérios para a avaliação dos fornecedores e prestadores de serviço da Provedoria de Justiça;

Elaborar o plano anual de contratação pública da Provedoria de Justiça e submetê-lo à aprovação do Provedor de Justiça;

Assegurar a publicitação dos procedimentos, a análise das propostas e a elaboração dos relatórios de avaliação, em articulação com a Comissão de Contratação, quando constituída;

Manter actualizado o cadastro de fornecedores e prestadores de serviços da Provedoria de Justiça;

Acompanhar a execução dos contratos públicos celebrados pela Provedoria de Justiça, até à sua conclusão;

Aferir a capacidade técnica e financeira dos fornecedores de bens e serviços contratados ou a contratar;

Propor a nomeação de gestor de contrato;

Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas por lei ou por determinação superior;

Propor a indicação do Fiscal do Contrato que reporta directamente ao gestor do contrato, entre outras as seguintes informações: verificar o cumprimento das obrigações contratuais, confirmar a qualidade dos bens, serviços ou obras executadas, comunicar qualquer incumprimento ao Gestor do Contrato, emitir parecer sobre a recepção provisória e definitiva do bem ou serviço objecto do contrato, emitir parecer sobre a conformidade ou inconformidade dos bens e serviços recepcionados;

Propor a rescisão de contratos;

Elaborar relatórios periódicos sobre a execução do Plano Anual de Contratação Pública;

Notificar os contratados;

Exercer as demais funções que lhe sejam cometidas por lei ou orientadas superiormente.