Regulamento Interno do Gabinete de Comunicação Institucional do Ministério das Finanças

Elaborar o plano de comunicação institucional em consonância com as directivas metodológicas emanadas pelo Sector da Comunicação Social, e em consonância com as actividades do Ministério das Finanças;

Apresentar planos de gestão de crise, bem como propor acções de comunicação que se manifestem oportunas;

Elaborar os discursos, os comunicados e todo o tipo de mensagens a serem emanadas pelo Ministro ou pelos Secretários de Estado;

Divulgar a actividade desenvolvida pelo Ministério das Finanças e responder aos pedidos de informação dos Órgãos de Comunicação Social;

Participar na organização dos eventos institucionais e servir de guia no acompanhamento de visitas à instituição;

Gerir a documentação e informação técnica e institucional;

Actualizar o portal de internet e toda a comunicação digital do Ministério das Finanças;

Produzir conteúdos informativos para a divulgação nos diversos canais de comunicação, podendo-se, para o efeito, contratar serviços especializados;

Propor e desenvolver campanhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, devidamente articuladas com as orientações estratégicas emanadas pelo Sector da Comunicação Social;

Supervisionar as acções de comunicação dos órgãos superintendidos do Ministério que possuam, na sua estrutura e funcionamento, um Gabinete de Comunicação Institucional;

Apoiar a concepção e realização de acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do Ministério que não tenham na sua estrutura ou em funcionamento um Gabinete de Comunicação Institucional; e

Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Desenvolver a política de comunicação do Ministério das Finanças, sedimentada nos seus valores, mantê-la actualizada e garantir o seu estrito cumprimento;

Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério, em matéria de comunicação;

Organizar e gerir os eventos de natureza comunicacional do Ministério, bem como assegurar a sua divulgação e acesso, desde que autorizado superiormente;

Administrar e gerir os acessos às plataformas de comunicação e redes sociais do Ministério das Finanças;

Propor campanhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, devidamente articuladas com as orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Comunicação Social;

Produzir, seleccionar, recolher e compilar informação sobre matérias de interesse público para a actualização diárias das distintas plataformas comunicacionais em uso na instituição;

Recolher, seleccionar, compilar e reproduzir informações sobre outros Órgãos da Administração Central do Estado, do Sector Empresarial Público e Privado, das associações profissionais e da sociedade civil, que sejam de interesse do Ministério das Finanças;

Seleccionar e dar tratamento adequado, no domínio da Comunicação Institucional, às notícias e informações veiculadas através de Meios de Comunicação Social, relacionadas com a actividade do Ministério das Finanças;

Assessorar as entidades do Ministério em matéria de comunicação e cooperar com os Órgãos de Comunicação Social, prestando-lhes informações autorizadas sobre as actividades do Ministério;

Elaborar e manter actualizado, em articulação com as demais áreas do Ministério, o manual de identidade institucional, bem como garantir o seu cumprimento, enquanto instrumento regulador da imagem interna e externa do Ministério;

Verificar a autenticidade dos canais de comunicação apresentados como sendo os oficiais do Ministério e responder adequada e atempadamente a toda a comunicação dirigida pelo público em geral ao Ministério;

Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.

Garantir o desenvolvimento e implementação das políticas, normas e regulamentos inerentes à gestão da documentação, informação e arquivos do Ministério em todos os seus formatos, em conformidade com as boas práticas internacionais;

Monitorizar a qualidade, bem como as estatísticas da documentação produzida e veiculada no Ministério de modo a optimizar a sua utilização;

Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério, quanto à gestão da documentação, informação e arquivo;

Proceder à recolha e tratamento da documentação técnica produzida pelas diferentes áreas do Ministério para a publicação, tendo como base a política de gestão da informação e o regulamento de conservação e arquivo em vigor no Ministério das Finanças;

Planear e proceder à eliminação de documentos, findo o tempo de retenção administrativa obrigatória, e assegurar a transferência das séries de conservação permanente para o arquivo histórico;

Contribuir para o desenvolvimento do conhecimento técnico, científico e cultural mediante a aquisição e disponibilização do acesso, ao acervo bibliográfico sobre sua gestão, de acordo com as normas, recomendações, protocolos e vigentes;

Colocar à disposição dos funcionários do Ministério a documentação técnico-científica necessária ao apoio na execução das actividades estatutárias e a elevação do seu nível técnico-profissional;

Cooperar com outros órgãos do ramo da gestão da informação no desenvolvimento de políticas e orientações sobre a aplicação de tecnologia à gestão da informação e arquivo;

Promover e coordenar a implementação de tecnologias de apoio à gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação;

Acompanhar, de forma contínua, e garantir o melhor funcionamento dos sistemas de gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação;

Gerir os centros de documentação, informação e arquivo do Ministério à sua guarda e responsabilidade, garantindo a disponibilidade de espaço, capacidade e condições de instalação e preservação de todo acervo documental;

Promover a desmaterialização de processos, assim como a redução dos índices de impressão de documentos;

Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.

Definir a orientação visual das campanhas, identidade visual e conceitos criativos estáticos e em movimento para vídeos, apresentações e outros materiais de comunicação;

Gerir a componente multimédia, contemplando a criação de vídeos institucionais, documentários, edição, entrevistas e pronunciamentos, garantindo qualidade técnica e uma narrativa coesa;

Assegurar a cobertura audiovisual dos eventos do Ministério das Finanças;

Desenvolver material gráfico para a impressão (folhetos, agendas, cartazes, revistas, banners, brochuras e relatórios);

Desenvolver companhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, em articulação com as orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Comunicação Social; e

Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas superiormente.

Direcção;

Conselho de Coordenação;

Secção Administrativa.

Representar o Gabinete em todos os actos;

Organizar e dirigir os serviços do Gabinete, bem como elaborar e executar o seu plano de trabalho;

Dirigir as reuniões de trabalho e de auscultação do Gabinete;

Assegurar a manutenção de relações de trabalho com os restantes órgãos do Ministério e relações de colaboração com os Órgãos de Comunicação Social;

Exercer, ao seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do Gabinete nos termos da legislação vigente;

Assegurar a execução das leis e outros diplomas legais a nível do Gabinete;

Emitir ordens de serviço, instrutivos e circulares no domínio das atribuições do Gabinete;

Conceber, em articulação com o Gabinete de Recursos Humanos, políticas de recrutamento e provimento de novos funcionários e agentes administrativos para o quadro de pessoal do Gabinete;

Propor assuntos para a discussão no Conselho Técnico e Directivo do Ministério das Finanças;

Garantir uma melhor e adequada utilização de recursos humanos, materiais e financeiros, atribuídos ao Gabinete;

Convocar e presidir ao Conselho de Coordenação do Gabinete;

Garantir que todos os funcionários sujeitos, nos termos da legislação vigente, sejam avaliados;

Desempenhar as demais tarefas que lhe sejam superiormente atribuídas.

Analisar e dar parecer sobre todos os assuntos de interesse do Gabinete;

Aprovar a proposta do plano de actividades;

Aprovar o relatório de actividades do Gabinete antes de ser remetido à entidade competente;

Apreciar os assuntos a serem submetidos aos Conselhos de Direcção e Consultivo do Ministério;

Apreciar e dar subsídios sobre assuntos relevantes relativos ao âmbito de actividades do Gabinete de Comunicação Institucional; e

Discutir e propor as alterações necessárias ao bom funcionamento do Gabinete.

Assegurar a recepção, distribuição, preparação, expedição, arquivo da correspondência e documentação do Gabinete;

Organizar e assegurar o bom funcionamento do arquivo do Gabinete;

Apoiar o Conselho de Coordenação, em conformidade com as orientações definidas, na preparação das reuniões e na divulgação das respectivas deliberações;

Assegurar a provisão dos bens, serviços e equipamentos indispensáveis ao normal funcionamento do Gabinete;

Organizar e preparar a documentação referente aos assuntos a submeter a despacho;

Inventariar os bens patrimoniais afectos ao Gabinete e ter o ficheiro actualizado sobre esses bens;

Propor medidas de melhoria da gestão do património afecto ao Gabinete;

Controlar o livro de ponto do Gabinete, bem como o plano anual de férias dos funcionários e elaborar os respectivos mapas de efectividade de serviço;

Proceder à compilação dos relatórios de actividades internas e submeter à aprovação do Director;

Garantir o atendimento ao público dirigido ao Gabinete; e

Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.

Organizar, coordenar, controlar e orientar a execução das funções acometidos à Secção Administrativa;

Transmitir as orientações ao pessoal do serviço e zelar pela sua execução;

Representar e responder pelas actividades do serviço;

Elaborar planos de tarefas de acordo com a prioridade das mesmas e aplicar normas para a sua execução;

Proceder à avaliação do desempenho anual do pessoal da Secção nos termos das normas aplicáveis;

Assegurar o estabelecimento dos contactos entre as entidades externas com o Director, e os demais funcionários;

Assegurar que as reuniões e os encontros de trabalho do Gabinete sejam secretariados, elaborando, para o efeito, as respectivas actas e relatórios;

Exercer, a seu nível, o poder disciplinar sobre o pessoal do serviço, nos termos da legislação vigente; e

Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.