Regulamento Interno da Secretaria Geral do Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação

Coordenar e controlar a execução do orçamento anual nos termos da legislação em vigor e das orientações metodológicas do Ministério das Finanças;

Assegurar a elaboração do orçamento do Ministério em colaboração com o Gabinete de Estudos, Planeamento e Estatística, bem como acompanhar a sua execução, de acordo com as orientações metodológicas do Ministério das Finanças;

Coordenar e prestar apoio administrativo e logístico às actividades organizadas pelo Ministério;

Promover, de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento das actividades administrativas e melhoria da produtividade dos serviços;

Assegurar a recepção, distribuição, expedição e arquivo da correspondência geral do Ministério;

Elaborar, propor e dinamizar medidas de carácter sociocultural, que visem o bem-estar dos funcionários afectos ao Ministério;

Controlar e zelar pelos bens patrimoniais do Estado;

Prestar assistência técnica e administrativa aos órgãos de apoio consultivo e acompanhar a execução das suas deliberações, bem como preparar e controlar a execução do orçamento dos diversos serviços e organismos do Ministério;

Garantir a operacionalidade dos serviços de protocolo e relações públicas, bem como organizar os actos e cerimónias oficiais do Ministério;

Assegurar a gestão, conservação e manutenção de bens mobiliários e imobiliários, garantindo o fornecimento de bens e equipamentos necessários ao funcionamento dos serviços do Ministério;

Assegurar a aquisição e a manutenção dos bens e equipamentos necessários ao funcionamento corrente do Ministério;

Inventariar, controlar e zelar pela boa gestão dos bens patrimoniais;

Dar parecer prévio sobre todas as propostas que envolvam as actividades do órgão, das quais resultem compromissos financeiros ou patrimoniais e assegurar o pleno cumprimento, pelas partes, das obrigações correspondentes;

Assegurar em matéria protocolar, as sessões dos órgãos de apoio consultivo do Ministério, seminários, reuniões, conferências e outros;

Participar na preparação das deslocações dos dirigentes, pessoal do Ministério e outras entidades convidadas;

Exercer as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Departamento de Gestão do Orçamento e Administração do Património:

Departamento de Relações Públicas Expediente:

Departamento de Contratação Pública.

Representar e responder pelas actividades da Secretaria Geral, perante o Titular do Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação ou perante quem este subdelegar;

Dirigir e coordenar os serviços que constituem a Secretaria Geral;

Submeter à apreciação e decisão do Titular do Ministério do Ensino Superior, Ciência, Tecnologia e Inovação pareceres, estudos, projectos, propostas e demais trabalhos relacionados com a actividade da Secretaria Geral;

Propor as nomeações dos responsáveis para a Secretaria Geral, bem como as admissões, as exonerações e a mobilidade interna dos técnicos;

Elaborar propostas de aperfeiçoamento e organização da Secretaria Geral;

Exercer o poder disciplinar ao pessoal afecto à Secretaria Geral nos termos da legislação em vigor;

Exercer as demais actividades que lhe forem acometidas superiormente.

Analisar o cumprimento das tarefas da Secretaria Geral, bem como as que forem acometidas superiormente;

Analisar e discutir as linhas gerais de orientação da Secretaria Geral;

Assegurar as acções de consultas inerentes aos aspectos de natureza metodológica e operativa;

Propor e discutir as alterações necessárias às linhas de orientação para o bom funcionamento da Secretaria Geral;

Acompanhar através de relatórios periódicos a execução do plano de acção da Secretaria Geral;

Pronunciar-se sobre outros assuntos que lhe forem submetidos superiormente.

Chefes de Departamento;

Chefes de Secção;

Técnicos;

Outras entidades que o Secretário Geral entender convidar.

Propor o orçamento do Ministério;

Coordenar e controlar a execução orçamental;

Efectuar o processamento e pagamento dos salários;

Coordenar e controlar os pagamentos;

Controlar e zelar pelos bens que constituem o património do Ministério;

Recolher as propostas de compras, elaborar o plano de necessidades e submetê-lo à aprovação superior após a sua valorização;

Elaborar a proposta de aquisição de bens de consumo corrente, móveis, utensílios e equipamentos dos diversos órgão e serviços e proceder à sua aquisição, registo, armazenagem e distribuição;

Elaborar a proposta de equipamentos informáticos, bem como a sua conservação, actualização e aperfeiçoamento;

Elaborar, actualizar e difundir as metodologias e padrões para o desenvolvimento de sistemas e aplicações informáticos;

Promover os serviços de seguros e controlar a aplicação de apólices de todos os bens patrimoniais;

Manter actualizados os livros de registos de inventários dos bens do Ministério;

Proceder ao registo pontual do aumento e abate à carga dos bens e equipamentos do Ministério;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Secção de Gestão do Orçamento;

Secção de Administração do Património.

Proceder à recolha de elementos que permitam a preparação do orçamento do Ministério;

Proceder à execução e controlo orçamental;

Assegurar o processamento e proceder à liquidação dos encargos por conta das verbas orçamentadas;

Elaborar o plano de despesas para o Ministério e propor a aquisição de fundos face às mesmas;

Elaborar o plano financeiro e sua execução mensalmente;

Garantir o pagamento das despesas mediante a cabimentação;

Proceder ao depósito e levantamento de valores;

Processar os salários dos funcionários de acordo com a informação da efectividade proveniente dos recursos humanos e proceder ao seu pagamento;

Assegurar a componente financeira e contabilística, prestando todas as informações ao Secretário Geral;

Velar pela aplicação das normas e procedimentos contabilísticos de acordo com as orientações metodológica sobre essa matéria;

Assegurar a conferência de facturas e proceder ao controlo das despesas;

Proceder ao controlo das contas correntes e efectuar o relatório dos respectivos saldos;

Proceder à recepção das ordens de pagamento e emitir as ordens de saque e outros documentos similares;

Proceder à escrituração e os registos contabilísticos obrigatórios;

Organizar os livros e outros documentos contabilísticos e mantê-los devidamente conservados;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Garantir e apoiar o Departamento no cumprimento escrupuloso dos pressupostos e procedimentos legais dos bens patrimoniais estabelecidos por lei;

Assegurar os procedimentos administrativos relativos à aquisição de móveis e imóveis, equipamentos e veículos e elaborar o respectivo cadastro;

Organizar os processos relativos à aquisição de bens e serviços, bem como para a realização de obras;

Zelar pela estrutura criada para o desenvolvimento das actividades e propor projectos que visem melhorar a apreciação dos serviços;

Actualizar os inventários anuais de responsabilidades de bens móveis, imóveis e semoventes;

Organizar e manter actualizados os livros de registos dos inventários dos bens patrimoniais;

Proceder ao registo pontual do aumento e abate à carga dos bens e equipamentos do Ministério;

Recolher as propostas de compras, elaborar o plano de necessidade e submetê-lo à aprovação superior após a sua valorização;

Gerir os meios técnicos e de transporte existentes, de forma a superar qualquer inoperância;

Elaborar proposta de aquisição de bens de consumo corrente, móveis, utensílios e equipamentos para os diversos órgãos e serviços e proceder à sua aquisição, registo, armazenagem e atribuições;

Controlar o pessoal afecto à área e coordenar os motoristas de transportes de pessoal e de serviço, quanto a sua movimentação e parqueamento de viaturas;

Assegurar a aquisição de combustível e lubrificantes, controlando regularmente o consumo dos mesmos;

Garantir o stock permanente de material de consumo corrente e duradouro;

Velar pelo uso racional das viaturas e meios de acordo com a legislação vigente;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Recepcionar e apoiar os dirigentes, responsáveis e técnicos nacionais e estrangeiros que se deslocam em missão de serviço dentro e fora do País;

Organizar os processos, adquirir os passaportes de serviços, os vistos necessários e os bilhetes de passagens para os funcionários nacionais e estrangeiros que se deslocam em missão de serviço dentro e fora do País;

Assegurar, em colaboração com os demais Órgão do Ministério, as condições para realizações de encontros, seminários e reuniões promovidos pelo órgão central;

Atender protocolarmente todos os actos oficiais do Ministério;

Acompanhar, sempre que orientada para efeito, as delegações oficiais da Ministra e Secretário de Estado que se deslocam ao interior ou exterior do País;

Assegurar a recepção, classificação, registos e distribuição da correspondência do Ministério;

Assegurar a expedição de toda a correspondência e demais documentos após o registo;

Garantir a execução de trabalho, tratamento e reprodução de documentos;

Arrumar os processos com os respectivos códigos;

Definir os documentos a arquivar;

Proceder o arquivo das cópias no copiador geral de toda a correspondência do órgão;

Assegurar o bom atendimento ao público;

Organizar e superintender o serviço de estafeta;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Secção de Relações Públicas;

Secção de Expediente.

Organizar os processos com vista a adquirir os passaportes oficiais dos funcionários do Ministério;

Obter visto de entrada, permanência e saída das delegações nacionais e estrangeiras;

Colaborar com o Departamento do orçamento na Execução dos processos referentes aos subsídios conferidos por lei;

Adquirir bilhetes de passagem e demais documentos de viagem para as delegações nacionais e estrangeiras que se deslocam para o interior e exterior do País;

Recolher e arquivar os passaportes de serviço e outros documentos das delegações nacionais chegadas ao País;

Receber e prestar serviços protocolares às delegações nacionais e estrangeiras;

Providenciar o alojamento das delegações oficiais do Ministério;

Assegurar os serviços protocolares para a realização de sessões dos serviços de apoio consultivo, seminários ou outras reuniões promovidas pelo Ministério;

Proceder às formalidades de embarque e desembarque das delegações oficiais;

Colaborar com os demais órgão e serviços do Ministério no que for necessário;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Assegurar a recepção, distribuição interna de toda a correspondência;

Assegurar a pronta expedição de toda a correspondência produzida pelos Gabinetes, Direcções e Departamentos;

Assegurar o arquivo de toda a documentação das diversas Direcções e Departamentos do Ministério;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Conduzir todos os processos de formação dos contratos públicos desencadeados pela EPC;

Coordenar a função de compra da EPC;

Acompanhar de forma direccionada todo o ciclo de contratações;

Interagir com as áreas técnicas na definição das necessidades, da escolha e dos momentos da realização do procedimento, bem como a preparação das respectivas peças;

Propor os quadros que integram a Comissão de Avaliação, devendo incluir técnicos provenientes das áreas técnicas;

Apoiar a Comissão de Avaliação na resolução dos conflitos com os candidatos ou concorrentes;

Pronunciar-se sobre os documentos finais da Comissão de Avaliação, antes da remessa ao órgão máximo da EPC;

Designar a sua estrutura técnica responsável pela contratação de categorias de bens, serviços e empreitadas;

Propor a celebração e ou vinculação aos acordos-quadro;

Produzir anúncios, registar abertura de procedimento e comunicar a adjudicação no Portal da Contratação Pública;

Assegurar a utilização dos instrumentos de contratação pública electrónica;

Actualizar, permanentemente, os conhecimentos referentes à contratação pública, de acordo com as boas práticas nacionais e internacionais;

Implementar, em cada procedimento de contratação pública, acções de fomento à sustentabilidade da contratação pública, nomeadamente a aplicação do regime das contrapartidas, contratação preferencial das micro, pequenas e médias empresas e a produção nacional e local, a utilização predilecta de mão-de-obra local;

Reportar as informações pertinentes sobre os principais indicadores da contratação pública sectorial;

Estabelecer contacto permanentes com o SNCP e demais órgãos intervenientes no Sistema de Contratação Pública;

Acompanhar e reportar a actividade de contratação pública dos órgãos desconcentrados;

Apoiar os órgãos da EPC na tomada de decisão em caso de impugnação administrativa, nos termos da Lei dos Contratos Públicos;

Articular com a Direcção Nacional do Património do Estado e a UCP de outras EPC em caso de acordo-quadro ou compras agregadas;

Analisar o mercado de fornecedores de modo a encontrar soluções alternativas ou inovadoras;

Propor a emissão ou actualização de normas da contratação pública;

Sugerir a emissão ou actualização de manuais de procedimento;

Informar sobre as situações ocorrida de práticas antiéticas e actos ilícitos;

Encaminhar os dados e informações necessárias à constituição, manutenção e actualização de estudos estatísticos sobre a contratação pública;

Propor a inclusão de fornecedores na lista de empresas impedidas de contratar com o Estado;

Desempenhar as demais actividades que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Representar e responder pelas actividades do Departamento perante o Secretário Geral ou perante a quem este delegar;

Organizar, coordenar, orientar e acompanhar a execução das actividades respeitantes ao Departamento;

Assegurar o cumprimento das orientações determinadas superiormente;

Proceder ao controlo da assiduidade e pontualidade dos funcionários afectos ao respectivo Departamento;

Propor o perfil dos quadros a recrutar para o Departamento;

Propor o plano de actividades do Departamento;

Apresentar, periodicamente, os relatórios sobre o grau de execução do plano de actividades do Departamento;

Exercer o poder disciplinar ao pessoal afecto ao Departamento nos termos da lei;

Elaborar propostas de aperfeiçoamento e organização do Departamento;

Despachar com o Secretário Geral os assuntos correntes do Departamento;

Realizar a avaliação de desempenho de todos os funcionários sob sua dependência, nos termos da lei;

Desempenhar as demais actividades que lhe sejam atribuídas por lei ou por determinação superior.

Assegurar o cumprimento das tarefas acometidas à Secção e controlar a sua execução;

Dirigir e coordenar os trabalhos da Secção, respondendo pelo seu cumprimento;

Despachar com o respectivo Chefe de Departamento;

Controlar a pontualidade e assiduidade dos funcionários da respectiva Secção;

Manter a disciplina na Secção;

Elaborar e apresentar periodicamente os planos de actividades da Secção e respectivos relatórios;

Desempenhar as demais actividades que lhe sejam atribuídas por lei ou por determinação superior.

Apoiar o Secretário Geral e os serviços executivos da Secretaria Geral, no exercício das suas actividades;

Dar entrada e distribuir a correspondência oficial da Secretaria Geral;

Anotar, coligir e expedir toda a correspondência oficial da Secretaria Geral;

Providenciar o fornecimento do material de consumo corrente, necessário para o bom funcionamento Secretaria Geral;

Organizar o arquivo da Secretaria Geral;

Promover o controlo e execução de todos os assuntos técnico-administrativos relacionados com a actividade da Secretaria Geral;

Manter actualizado o inventário dos bens da Secretaria Geral;

Executar as demais tarefas que lhe sejam acometidas por lei ou por determinação superior.