Regulamento Interno da Secretaria Geral da Inspecção Geral da Administração do Estado

Elaborar e submeter à aprovação do Inspector Geral da Administração do Estado o projecto de orçamento da IGAE;

Gerir e executar o orçamento da IGAE;

Elaborar relatórios trimestrais de prestação de contas de execução;

Elaborar e manter actualizado o inventário do património da IGAE;

Elaborar os cadernos de encargos e os termos de referência dos projectos de investimentos públicos, nos termos da lei vigente da contratação pública da IGAE;

Assegurar todas as aquisições, manutenção dos bens e equipamentos necessários ao funcionamento da IGAE;

Promover de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento das actividades administrativas;

Assegurar a recepção, distribuição, expedição e arquivo da correspondência geral da IGAE;

Assistir e manter informado o Inspector Geral da Administração do Estado sobre a coordenação da actividade administrativa, orçamental, patrimonial e protocolar da IGAE;

Dirigir os serviços de protocolo da IGAE;

Acompanhar os Departamentos de Administração e Finanças a nível das Delegações Provinciais;

Desempenhar as demais funções que lhe forem determinadas superiormente.

Departamento de Gestão do Orçamento e da Administração do Património:

Departamento de Relações Públicas e Expediente:

Departamento da Contratação Pública:

Dirigir e coordenar as actividades dos serviços que integram a Secretaria Geral;

Orientar e assegurar a elaboração do orçamento da Inspecção Geral da Administração do Estado em colaboração com o Gabinete de Estudos, Planeamento e Estatística, bem como a respectiva execução;

Zelar pela correcta gestão e execução do orçamento e da programação financeira, respeitando os prazos e legislação vigente;

Submeter à apreciação do Inspector Geral do Estado os pareceres, planos, projectos, propostas e demais tarefas relacionados com a actividade da Secretaria Geral;

Elaborar mensalmente, o relatório de execução orçamental e financeira da Secretaria Geral;

Consolidar trimestralmente o relatório de execução financeira do órgão;

Elaborar o relatório anual de prestação de contas da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Elaborar o relatório anual de actividade e a conta de gerência da Secretaria Geral;

Assegurar o tratamento de todos os assuntos de natureza administrativa e logística que digam respeito à IGAE;

Garantir a melhor e mais adequada utilização dos recursos materiais e financeiros atribuídos à IGAE;

Elaborar e manter actualizado o inventário dos bens patrimoniais da IGAE;

Assegurar a aquisição e manutenção dos bens e equipamentos necessários à IGAE;

Dirigir os serviços de protocolo da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Propor a nomeação e exoneração dos titulares de cargo de chefia, bem como do pessoal técnico afecto à SG;

Orientar a elaboração e aprovação do plano de férias do pessoal afecto à SG;

Assegurar a disciplina laboral e propor medidas ou acções disciplinares nos termos da legislação em vigor;

Velar pelo cumprimento e execução dos programas e demais directrizes emanadas superiormente;

Desempenhar as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Elaborar a proposta de orçamento da IGAE;

Apoiar na elaboração da programação financeira e na gestão do orçamento da IGAE;

Propor normas e métodos de organização administrativa;

Proceder à execução da despesa e controlo das dotações orçamentais;

Elaborar os relatórios de execução financeira, prestação de contas, bem como a conta de gerência;

Promover a escrituração e os registos contabilísticos obrigatórios;

Organizar os livros e outros documentos contabilísticos e mantê-los devidamente escriturados e cuidadosamente conservados;

Promover permanentemente e sistematicamente o aperfeiçoamento das actividades administrativas e a melhoria da produtividade dos serviços;

Velar pela manutenção e conservação dos bens e equipamentos da IGAE;

Elaborar e manter actualizado o inventário dos bens patrimoniais;

Assegurar o desenvolvimento e aplicação dos sistemas de informática e arquivo electrónico de documentos;

Velar pelo cumprimento rigoroso das leis e demais normas que visem disciplinar a actividade financeira;

Estabelecer métodos de organização, administração e gestão da frota automóvel;

Diligenciar pelos serviços gerais, especificamente, conservação, higiene e limpeza das instalações da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Gerir e controlar os créditos orçamentais e os recursos financeiros do orçamento para despesas de funcionamento, em cooperação com o Gabinete de Estudos, Planeamento e Estatística;

Zelar pela organização e actualização do património da Inspecção Geral da Administração do Estado, bem como assegurar a conservação e manutenção técnica dos bens e equipamentos;

Desempenhar as demais tarefas que lhe forem determinadas superiormente.

Secção de Gestão do Orçamento e Finanças, que se debruça sobre a operacionalização do orçamento e da execução financeira do Departamento;

Secção de Gestão do Património, que se debruça sobre matérias patrimoniais e de inventário, bem como aquisições e abates.

Elaborar a proposta do orçamento anual da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Proceder à execução e controlo orçamental e financeiro do órgão;

Elaborar a programação financeira;

Efectivar o pagamento dos salários do pessoal afecto à IGAE;

Elaborar o relatório de prestação de contas, contas de gerência e relatório de actividades da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Emitir as guias de remessas dos processos de despesas executadas durante o mês;

Processar o subsídio de deslocação dos funcionários indicados por despacho para o cumprimento de missão oficial de serviço, bem como proceder à emissão e entrega, aos respectivos beneficiários, dos títulos que justificam as operações efectuadas;

Garantir o envio das Notas de Cabimentação e Ordens de Saque às respectivas entidades beneficiárias;

Assegurar o registo contabilístico de todos os factos de natureza orçamental e financeira e instruir o processo de prestação de contas nos prazos estabelecidos;

Elaborar balanços de execução orçamental e financeira da Inspecção Geral da Administração do Estado, mensalmente;

Elaborar, trimestralmente, o mapa de processos de despesas geradas e não pagas, propondo a adopção de medidas que visam mitigar a situação;

Exercer as demais funções que lhe sejam acometidas por lei ou superiormente.

Assegurar os procedimentos administrativos relativos à aquisição dos bens imóveis, equipamentos, viaturas e elaborar o respectivo cadastro;

Assegurar a gestão e manutenção das instalações da IGAE;

Organizar os processos dos contratos de arrendamento e aluguer de bens imóveis e equipamentos;

Proceder à aquisição de material de consumo corrente, organizar e gerir o respectivo depósito e controlar a sua distribuição;

Proceder ao armazenamento dos stocks nas melhores condições de conservação e segurança;

Assegurar a gestão, conservação manutenção e controlo, inventariar e manter actualizado os registos de todos os bens patrimoniais adstritos à Inspecção Geral da Administração do Estado;

Satisfazer as requisições de bens e materiais previamente solicitados;

Elaborar os planos de necessidades de viaturas e motociclos e submete-los à consideração superior;

Proceder à legalização das viaturas e motociclos pertencentes à Inspecção Geral da Administração do Estado e o respectivo abate à carga de bens e equipamentos pertencentes à IGAE;

Manter actualizado o registo de afectação de viaturas por responsáveis e Direcções;

Superintender os serviços de transporte;

Assegurar o controlo do parque automóvel da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Proceder ao levantamento de veículos motorizados junto dos fornecedores, efectuar a sua distribuição, bem como assegurar a sua gestão e manutenção periódica, nos termos da lei;

Desempenhar as demais funções que lhe sejam atribuídas por lei ou por determinação superior.

Assegurar as relações públicas, protocolares e expediente dos órgãos e serviços da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Executar tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição, expedição e arquivo da correspondência e outros documentos;

Assegurar o apoio técnico-administrativo aos órgãos e serviços;

Realizar toda a actividade de relações públicas e de protocolo;

Criar condições protocolares nos conselhos, encontros, seminários, deslocações e reuniões promovidas pela Inspecção Geral da Administração do Estado;

Assegurar os serviços de recepção e estadia das delegações estrangeiras convidadas pela Inspecção Geral da Administração do Estado;

Efectuar uma gestão adequada das salas de reuniões, das casas protocolares e outros espaços similares;

Manter actualizado o cadastro de registo de todo o expediente da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Desempenhar as demais funções que lhe sejam acometidas por lei ou determinadas superiormente;

Organizar e manter actualizado o arquivo geral, bem como os sistemas e métodos de organização do arquivo;

Organizar e manter actualizados os livros de registos de entrada e saída de correspondência;

Coordenar e registar todas as solicitações de reprodução de documentos.

Secção de Relações Públicas e Protocolo, de apoio protocolar e de relações públicas;

Secção de Expediente e Arquivo Geral, para aspectos técnico-administrativos e de expediente.

Zelar pelos processos de emissão e revalidação de passaportes de serviços dos funcionários da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Assegurar toda a actividade de relações públicas e de protocolo da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Criar condições protocolares nos encontros, seminários e reuniões promovidas pela Inspecção Geral da Administração do Estado;

Garantir todos os serviços relacionados com deslocações e estadia das delegações oficiais da Inspecção Geral da Administração do Estado, desde a aquisição de bilhetes aos processos de solicitação de vistos;

Assegurar os serviços de recepção e estadia das delegações estrangeiras convidadas pela Inspecção Geral da Administração do Estado;

Assegurar o sistema de recepção e atendimento das entidades oficiais e do público em geral;

Participar na preparação das deslocações ao exterior e no interior do País do pessoal da Inspecção Geral da Administração do Estado e das entidades por esta convidada;

Acolher e assegurar as condições de hospedagem aos funcionários da IGAE e outras entidades quando em missão de serviço oficial;

Proceder à aquisição de bens necessários ao funcionamento do protocolo e relações públicas;

Preparar e organizar o acolhimento e estadia de missões estrangeiras em visita ao País a convite da IGAE;

Tratar do expediente relativo à emissão e prorrogação de passaporte diplomático e de serviço e adquirir os bilhetes de passagem para os funcionários que se desloquem em serviço, quer no interior, quer no exterior do País;

Providenciar o expediente para a obtenção de vistos, junto das Representações Diplomáticas no País e os subsídios de deslocação para o exterior do País;

Desempenhar as demais tarefas que lhe forem superiormente determinadas.

Assegurar a recepção, classificação, registos e distribuição da correspondência recebida na Inspecção Geral da Administração do Estado;

Manter actualizado o cadastro de registo de todo o expediente da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Organizar e manter actualizado o arquivo geral, bem como os sistemas e métodos de organização do arquivo;

Organizar e manter actualizados os livros de registos de entrada e saída de correspondência;

Conservar cuidadosamente todo o material que constitui o acervo documental da IGAE;

Solicitar a aquisição do material necessário ao bom funcionamento do arquivo;

Executar o serviço geral da dactilografia e informática e manter, cuidadosamente, arquivados os dispositivos que contém matéria registada;

Coordenar e registar todas as solicitações de reprodução de documentos;

Apoiar os distintos serviços na aquisição, recolha, classificação, catalogação, conservação e arquivo da documentação técnica produzida pelas diferentes áreas da Inspecção Geral da Administração do Estado e toda a documentação e publicações de interesse geral e histórico;

Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas por lei ou superiormente.

Proceder ao estudo das necessidades em matéria de instalações e fornecer aos serviços competentes os planos anuais e plurianuais de obras e projectos de aquisição de novas instalações para os serviços da IGAE;

Conduzir o processo de formação dos contratos públicos, nos termos da Lei de Contratação Pública, desencadeados pela Inspecção Geral da Administração do Estado;

Coordenar a função de compra da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Acompanhar de forma direccionada todo o ciclo de contratação;

Interagir com áreas técnicas na definição das necessidades, da escolha e dos momentos da realização do procedimento, bem como na preparação das respectivas peças;

Propor membros que integram a Comissão de Avaliação, devendo incluir técnicos provenientes das áreas técnicas;

Apoiar a Comissão de Avaliação na resolução dos conflitos com os candidatos ou concorrentes;

Pronunciar-se sobre os documentos finais da Comissão de Avaliação, antes da remessa ao órgão máximo da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Designar na sua estrutura técnicos responsáveis pela contratação de categoria de bens, serviços e empreitadas;

Propor a celebração e/ou vinculação aos acordos-quadro;

Carregar anúncios, registar abertura de procedimento e comunicar a adjudicação no Portal da Contratação Pública;

Assegurar a utilização dos instrumentos de contratação pública electrónica;

Actualizar, permanentemente, os conhecimentos referentes à contratação pública, de acordo com as boas práticas nacionais e internacionais;

Implementar, em cada procedimento de contratação pública, acções de fomento à sustentabilidade da contratação pública, nomeadamente a aplicação do regime de contrapartidas, contratação preferencial das Micro, Pequenas e Médias Empresas e a produção nacional e local, a utilização do conteúdo local;

Reportar as informações pertinentes sobre os principais indicadores de contratação pública sectorial;

Estabelecer contacto permanente com o SNCP e demais órgãos intervenientes no sistema da contratação pública;

Acompanhar e reportar a actividade de contratação pública dos órgãos desconcentrados;

Apoiar os órgãos da Inspecção Geral da Administração do Estado na tomada de decisões em caso de impugnação administrativa, nos termos da Lei dos Contratos Públicos;

Articular com a Direcção Nacional do Património do Estado e o Departamento da Contratação Pública de outras Entidades Públicas Contratantes em caso de acordos-quadro ou compras agregadas;

Analisar o mercado de fornecedores de modo a encontrar soluções alternativas ou inovadoras;

Colaborar com o Serviço Nacional da Contratação Pública, nos termos previstos no Decreto Presidencial n.º 88/18, de 6 de Abril;

Desempenhar as demais tarefas que lhe forem determinadas superiormente.

Elaborar a base de dados para a gestão dos contratos, emitir pareceres sobre a sua operacionalização e criar critérios para a avaliação dos fornecedores e prestadores da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Alocar a figura do gestor de contratos para os processos vigentes na IGAE;

Acompanhar de forma direccionada todo o ciclo de vida útil dos contratos;

Coordenar e orientar a função de compra dentro da Inspecção Geral da Administração do Estado;

Padronizar os métodos aquisitivos;

Reportar as informações aos órgãos reguladores ou fiscalizadores da actividade contratual;

Verificar os contratos em execução na Inspecção Geral da Administração do Estado e analisar a forma como os mesmos foram celebrados;

Informar aos superiores hierárquicos da necessidade de rescisão de contratos celebrados com inobservância do legalmente exigível em matéria de contratação;

Recomendar a rescisão dos contratos com longo período de duração 48 (quarenta e oito) meses e o desencadeamento de novos procedimentos de contratação pública;

Desempenhar as demais funções que lhe sejam acometidas por lei ou determinadas superiormente.