Regulamento Interno para o Levantamento e Instrução de Processos de Atrasados do Ministério do Interior

Receber, dos credores, analisar e instruir os processos de atrasados;

Enviar convocatórias aos fornecedores para o comparecimento nas reuniões de trabalho;

Reunir com os credores para proceder ao levantamento detalhado do acervo documental que sustenta as reclamações dos créditos relativos aos anos em análise;

Solicitar aos credores as respectivas contas correntes, referentes aos anos em análise, bem como toda a documentação de suporte;

Produzir, classificar, arquivar e controlar a documentação de suporte;

Zelar pelo apuramento dos pressupostos legais e factuais de forma a prevenir pagamentos indevidos, duplicados, parciais ou incorrectos, das reclamações apresentadas ao Ministério do Interior;

Prestar suporte no que se refere às inconsistências e divergências dos processos;

Facilitar a comunicação, transparência e o diálogo entre os credores e o Ministério das Finanças, no âmbito de toda a informação relativa ao processo;

Propor a inclusão de técnicos especializados para o tratamento de matérias específicas;

Solicitar apoio metodológico especializado aos serviços competentes, sempre que necessário;

Desempenhar as demais tarefas que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

Responsável da Direcção de Planeamento e Finanças - Coordenador;

Responsável-Adjunto da Direcção de Planeamento e Finanças - Coordenador-Adjunto;

Directores de Finanças dos Serviços Executivos Directos;

Chefes de Departamento da Direcção de Planeamento e Finanças, nomeadamente:

Um representante do Gabinete Jurídico;

Um representante da Direcção de Logística;

Um representante da Direcção de Administração e Serviços;

Um representante da Direcção de Infra-Estruturas e Equipamentos;

Um representante da Direcção de Telecomunicações e Tecnologias de Informação;

Representantes das Delegações Provinciais, aquando do tratamento das respectivas dívidas;

Outro pessoal técnico a ser indicado, oportunamente, pelo Ministro do Interior.

Coordenar, organizar, dirigir e fiscalizar todas as actividades do GTTA;

Indicar pontos focais para as comunicações entre as equipas internas e os credores;

Assegurar a aplicação adequada do presente Regulamento e demais legislação aplicável, relativa aos procedimentos e critérios para a instrução dos processos;

Aprovar a proposta de periodicidade das reuniões de trabalho;

Convocar as reuniões de trabalho;

Garantir a realização das reuniões, com uma antecedência, mínima, de quarenta e oito horas de notificação, e apresentar a respectiva documentação de suporte;

Indicar o secretário da reunião;

Convocar representantes dos Serviços de Apoio Técnico, sempre que necessário;

Promover a salvaguarda da confidencialidade e demais princípios deontológicos e disciplinares.

Levantamento e análise de facturas;

Recebimento das Guias de Entrega de Bens ou serviços prestados, comprovadamente, com assinatura e carimbo de recebimento;

Consolidação e sistematização da informação;

Reconciliação da informação;

Acta ou relatório da conformação do processo;

Instrução do processo;

Inserção dos dados no SIGFE;

Validação e emissão da Declaração de Reconhecimento da Dívida;

Remessa da Declaração de Dívidas para o Ministério do Interior;

Relatório final do processo.

Bens e serviços;

Investimento.

Solicitar as contas correntes aos credores;

Dar tratamento e proceder ao monitoramento da informação.

Analisar e reconciliar entre contas correntes e ficheiros de facturas;

Reunir com os credores;

Prestar suporte na análise pós reuniões.

O credor deve comparecer diante do GTTA, na fase de elaboração do relatório de fundamentação para a remessa da instrução do processo da dívida, devendo-lhe ser dado o direito a uma segunda convocatória em caso de ausência na primeira;

As actas e o expediente final devem ser assinados por todos os membros do GTTA, e remetidos ao Director de Planeamento e Finanças do Ministério do Interior, na qualidade de Coordenador do GTTA, que, depois de apreciar o processo, o submete para apreciação e parecer da Inspecção-Geral do MININT;

Após pronunciamento da Inspecção-Geral do Ministério do Interior, a mesma remete o processo ao Director de Planeamento e Finanças do MININT, que submete ao Ministro do Interior;

O Ministro do Interior valida o expediente previsto nos termos da alínea anterior, orienta a emissão da Declaração de Reconhecimento da Dívida ou não, no SIGFE, bem como a remessa do processo ao MINFIN;

Ao GTTA caberá a emissão de uma certidão de impossibilidade de reconhecimento da dívida reclamada, sempre que o credor notificado não comparecer, após a segunda convocatória, e não justificar a sua ausência num prazo de três dias a seguir à data marcada para a audiência;

Se a falta, prevista nos termos do número anterior, não for justificada, implicará a suspensão do tratamento do processo, bem como o não reconhecimento da dívida, pelo Ministro do Interior.

Comunicar os envolvidos;

Desenvolver o relatório do processo.

Ofício que solicita a disponibilização do bem ou a prestação do serviço prestado ao Ministério do Interior;

Cartas de cobrança de pagamento;

Contrato;

Adenda;

Auto de medição;

Factura validada;

Auto de recepção provisória ou definitiva do bem ou serviço.

Guia de Entrega de Bens ou folha de obra;

Acta de negociação ou de reconciliação;

Conta corrente reconciliada;

Declaração de Reconhecimento da Dívida;

Documentação da entidade contratada;

Documentação pessoal dos responsáveis da entidade contratada;

Documentação pessoal dos gestores do Ministério do Interior;

Podem ainda ser inseridos outros documentos quando solicitados pela Unidade de Gestão da Dívida Pública - UGD, ou pela Inspecção-Geral da Administração do Estado - IGAE.